4º Artigo - Comunicação Interna
A comunicação parece ser o maior problema que enfrentamos na atualidade. Mesmo com as ferramentas instantâneas de comunicação existentes da internet e telefonia, ainda enfrentamos este grave problema.
Se entendermos que as ferramentas já existem e estão ao acesso de todos, não é um problema, mas sim apenas uma dificuldade a ser superada.
Antes de entrarmos no mundo corporativo, vamos ao nosso dia-a-dia. Uma família composta por marido, mulher e dois filhos. O casal trabalha fora e os filhos estudam meio período.
Num dia os filhos chegam em casa da escola e não vêem no fogão a comida que a mãe sempre deixava para eles esquentarem e almoçarem. Assim, os filhos comem bolacha, porque não tinham dinheiro pra pedir um marmitex. A esposa chega em casa e fica brava com os dois, porque ela havia deixado a comida na geladeira, pois se tratava de alimentos que poderiam estragar se ficassem fora. Ela então faz a janta para os quatro e fica esperando o marido chegar. Ele demora muito porque foi fazer um happy hour com os amigos e acabou jantando lá. Novamente a mulher fica brava.
Vamos ao problema de comunicação desta família: a esposa não deixou um bilhete aos filhos dizendo que a comida estava na geladeira. O marido não telefonou avisando que não viria para o jantar. Quanto tempo se leva para escrever um bilhete e colar na porta da geladeira? Um minuto? Dois? Quanto tempo se leva para fazer uma ligação? Um minuto? Dois?
O que faltou? Comunicação. Procedimento. Se esta foi a primeira vez que isso ocorre, eles então sentam e acordam uma forma de se comunicar. Se o erro persistir é porque falta boa vontade de se aplicar o procedimento implantado. Neste caso, há possibilidade imediata é criar um novo procedimento mais eficiente. Se ainda assim o erro persistir, é necessário treinar melhor ou em casos extremos trocar a equipe. Até podemos trocar de marido ou mulher, mas não podemos trocar de filhos. Neste caso, há sentimento envolvido, o que normalmente não há dentro do mundo corporativo.
Vamos então ao mundo empresarial. Como se pode realizar uma reunião sem avisar com antecedência (para que cada um organize seus horários) a todos os envolvidos? Precisa haver comunicação. Precisa haver um procedimento para tratar de reuniões. Por exemplo, a reunião tem que ser marcada com no mínimo 24 horas de antecedência. Mas vamos supor que a reunião seja marcada 2 meses antes. Pode acontecer das pessoas esquecerem. Neste caso então, tem que se acordar que o cabeça da reunião deverá reforçar a reunião com 24 horas de antecedência. É claro que existem reuniões de caráter emergencial, mas em via de regra é possível prever reuniões com certa antecedência.
Outro caso comum ocorre entre o Departamento de Vendas e o PCP. É evidente que Vendas é o Departamento mais importante da empresa, pois traz receita. Mas não adianta prometer algo que não é capaz de cumprir. Isso gera atrasos, stress, cancelamento de contratos, perda de clientes, custos elevados de horas-extras, etc. Assim, a comunicação entre esses dois Setores é fundamental.
Ainda outro grande problema é entre manutenção e produção. Como se pode formar um calendário de manutenção preventiva sem conhecer a necessidade da produção? Da mesma forma, como é possível produzir com máquinas defeituosas?
A comunicação está diretamente ligada ao planejamento. Além de planejamento, o respeito pelo trabalho alheio é fundamental. Aliás, sem respeito ocorrem-se os maiores problemas dentro da empresa, mas isso é alvo de outras explanações...