10º Artigo - Reuniões Eficazes
Um grande problema enfrentado nas empresas são as reuniões intermináveis que culminam em lugar nenhum. Discute-se a “morte da bezerra” e não se descobre a causa da morte da pobrezinha.
Para tanto, podemos usar algumas dicas para otimizar e produzir os resultados esperados de uma reunião.
O primeiro passo é planejar o que será discutido. Envolver apenas as pessoas que agregarão valor ao tema da reunião. O “dono” da reunião deve estabelecer os tópicos a serem discutidos e enviar previamente a cada membro, para que cada um já traga pensamentos, anotações plausíveis.
Um outro problema é discutir incertezas. Quando se chega a um “mato sem cachorro”, deve-se parar a reunião para que seja observado o problema em questão. Por exemplo, chega-se a conclusão que o problema de um processo defeituoso é de ordem de manutenção. E é preciso observar certos aspectos da máquina para se tirar dada conclusão. Adianta prosseguir com a discussão sem os resultados da observação? Não. Então encerra-se a reunião e marca-se nova data para dar-se continuidade.
Outro ponto de suma importância é definir responsabilidades e prazos para conclusão de um determinado ponto. Sempre que possível já se atribui diversas responsabilidades para ganhar tempo. Nesta reunião já deve sair a data da próxima reunião, onde cada responsável trará os resultados esperados.
O ciclo de reuniões só termina quando se atinge o objetivo previsto.
Reuniões demoradas no geral dispersam as pessoas e não trazem resultados satisfatórios. Tratar de diversos assuntos numa mesma reunião também não é bem visto e nem eficaz.
Reuniões periódicas são melhores e mais eficientes. Muitos não gostam de reuniões, porque trazem traumas de reuniões ineficientes. Bom, quem não aceita o novo fica pra trás. Empresas líder de mercado, realizam reuniões de produção/PCP/Vendas diariamente. Reuniões de 15 minutos eficientes.
Mas ainda enfrentamos a resistência das pessoas mais velhas, que já se cansaram de discutir o “sexo dos anjos”. Por isso, seja objetivo. Não permita que a reunião saia do controle, que vire mais um local de fofoca dentro da empresa. É preciso ter pulso e disciplina, com autoridade, respeito e cordialidade, para objetivar uma reunião.